Modtagelse af ansøgninger

Ansøgningskanaler

Det bliver efterhånden mere og mere almindeligt at ansøge elektronisk om et job, enten via et rekrutteringssystem eller pr. email. Der er dog stadig nogle ansøgere, der foretrækker at søge pr. brev. For den, der sidder og behandler ansøgningerne, kan det være at foretrække, at alle ansøgninger kommer ind ad samme kanal, fx rekrutteringssystem, idet der er mindre risiko for at komme til at overse en ansøgning. Ligeledes kan det give ekstra sagsbehandlingstid at skulle køre flere parallelle processer.

Men der er pligt til at modtage og behandle en ansøgning, uanset om den er sendt på papir eller elektronisk, selvom man i jobannoncen har angivet en foretrukken form. Det er dog i orden fx at kontakte de ansøgere, der har sendt en papir- eller mailansøgning og bede dem søge via den foretrukne kanal. Men hvis ansøgeren ikke ønsker dette, må I sagsbehandle den ansøgning, som I har fået i første omgang.

Kvittering for modtagelse

I bør kvittere for modtagelse af ansøgningerne og samtidig i kvitteringsmailen eller –brevet angive, hvornår ansøgerne kan forvente at høre fra jer igen. Hvis I har fastlagt hvilke dage, der afholdes samtaler, kan dette også skrives i mailen eller brevet.

Skab overblik over ansøgerfeltet

Start med at skabe overblik over ansøgerfeltet. Alle ansøgninger bør gennemlæses med jobprofilen i hånden, så I holder fokus på, hvilke kompetencer I skal lægge vægt på. I kan vælge, at HR eller et enkelt medlem af ansættelsesudvalget foretager den første gennemlæsning, så ansøgere uden de absolut nødvendige kvalifikationer kan sorteres fra.

Fortrinsret for handicappede

En handicappet ansøger kan have fortrinsret til at blive ansat. I kan derfor have pligt til at indkalde den pågældende til samtale. I kan læse mere om dette i PAV. Hvis I har haft en handicappet ansøger til samtale, og I ikke ønsker at ansætte den pågældende, skal I afgive en skriftlig redegørelse til og forhandle med jobcenteret, inden I kan besætte stillingen.