Planlægning

Forventningsafstemning

Når alle deltagere i processen ved, hvad deres opgaver er, kommer rekrutteringen godt fra start. Nedenfor finder I en række forslag til aktiviteter, som kan medvirke til dette. Personer, som ikke til hverdag beskæftiger sig med rekruttering, kan ofte have forskellige forventninger til, hvordan rekrutteringsprocessen forløber. Dette kan I forsøge at imødekomme ved aktivt at afstemme de involveredes forventninger. Fx hvor lang tid processen tager, og hvem der har ansvar for og gør hvad, fx ved hjælp af tids- og aktivitetsplan.

Tids- og aktivitetsplan

Der er flere fordele ved en tids- og aktivitetsplan. Den kan bl.a. bruges til:

• at sikre fremdrift ved at skabe fokus på ansvarsområder og deadlines
• forventningsafstemning (for folk der ikke er vant til at rekruttere, kommer det ofte bag på dem, hvor lang tid der går, fra I identificerer behovet, til medarbejderen starter) 
• ressourceallokering

I boksen til højre finder du et eksempel på en skabelon til en tids- og aktivitetsplan. Når du selv eller en person i din organisation vil påbegynde en rekruttering, kan I sætte navn på de ansvarlige personer for de forskellige aktiviteter og på den måde sikre, at I når jeres deadline for tiltrædelse.

Ressourceallokering

Sørg for at booke lokaler til jobinterviews og indkalde ansættelsesudvalget i god tid. Har du datoerne på plads inden udfærdigelsen af stillingsopslaget, kan du skrive dette heri, så ansøgerne kan gøre plads i deres kalendere. Det er lettere at træffe aftaler med ansøgere på de planlagte tidspunkter, hvis de fra starten er opmærksomme på samtaledatoer.

Dataindsamling

Du kan spare meget tid ved at indsamle alle nødvendige oplysninger vedrørende rekrutteringssagen én gang for alle, Fx arbejdssted, arbejdstid, kompetenceprofil m.m. I boksen til højre finder du et eksempel på en skabelon til en jobprofil, som du kan rette til alt efter hvilke oplysninger, som er nødvendige for en rekrutteringsproces i din institution. Læs om udfyldelse af profilen.

Tjekliste til planlægningen

• Hvornår skal vi have stillingen besat?
• Hvornår skal stillingsopslaget ud?
• Hvem læser ansøgningerne?  
• Hvornår gennemgår vi ansøgningerne? 
• Hvornår vil vi holde samtaler, og hvem skal med til dem? 
• Hvor mange vil vi indkalde til samtaler?
• Hvor mange interviewrunder skal vi have?
• Hvor mange skal vi være til interviewene?
• Hvem skal deltage?
• Hvor lange skal interviewene være?