Indledning
Ansatte i den offentlige forvaltning må i almindelighed gerne fortælle andre om de opgaver og funktioner, som de varetager. Åbenhed fra de ansattes side i forhold til omgivelserne vil også være egnet til at bidrage til offentlighedens forståelse for og tillid til den offentlige sektor.
Der er imidlertid grænser for, i hvilket omfang de ansatte må videregive oplysninger, som de har fået kendskab til i forbindelse med deres arbejde. For eksempel er der ikke fri adgang til at videregive oplysninger om enkeltpersoner, hvis sager man har behandlet. På samme måde kan der være oplysninger om de nærmere beslutningsprocesser i den myndighed, som man er ansat i, der ikke uden videre kan offentliggøres.
Disse grænser er fastsat i lovgivningens regler om tavshedspligt. Reglerne findes navnlig i straffeloven, forvaltningsloven og persondataloven.
Fortrolige oplysninger
Tavshedspligten omfatter kun oplysninger, der er fortrolige.
Offentligt ansatte har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.
Tavshedspligten gælder både under og efter ansættelsen i det offentlige.
Bestemmelser om tavshedspligt findes i forvaltningslovens § 27 og i straffelovens § 152.
I forvaltningsloven er der foretaget en opregning af offentlige og private interesser, der – efter en konkret vurdering – kan føre til, at en oplysning er fortrolig og dermed undergivet tavshedspligt. Tavshedspligt kan kun pålægges med hensyn til en oplysning, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser.
I opregningen af offentlige interesser, der kan føre til, at en oplysning er fortrolig, nævnes blandt andet hensynet til
• statens sikkerhed eller rigets forsvar,
• rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser,
• forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser,
• gennemførelse af offentlig kontrolvirksomhed og
• det offentliges økonomiske interesser
Det følger heraf, at der kan være tavshedspligt med hensyn til oplysninger om for eksempel indretning af militære anlæg, militære operationer, forhandlinger i EU, politimæssig efterforskning, administrative kontrolaktioner og kontraktforhandlinger med private virksomheder mv.
Også hensynet til ansættelsesmyndighedens interne beslutningsproces kan medføre tavshedspligt, for eksempel for så vidt angår oplysninger om igangværende politiske forhandlinger og interne overvejelser i myndigheden.
Af private interesser, der kan føre til, at en oplysning er fortrolig, nævnes i forvaltningsloven blandt andet hensynet til
• enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige, økonomiske eller interne forhold samt oplysninger om drifts- eller forretningsforhold.
Hensynet til beskyttelsen af bl.a. enkeltpersoners personlige forhold betyder derfor, at der ikke må ske uberettiget videregivelse af oplysninger for eksempel om enkeltpersoners strafbare forhold, helbredsforhold, økonomiske forhold og lignende.
Eksempel: En ansat i den kommunale hjemmepleje er på besøg hos en ældre borger for at yde hjemmehjælp. Under besøget fortæller den ansatte, at en anden ældre borger i samme opgang er kommet på hospitalet for at blive opereret for en bestemt lidelse. Dette vil i almindelighed være et brud på tavshedspligten
Særlige tavshedspligtbestemmelser
Ved siden af de almindelige regler om tavshedspligt i straffeloven og forvaltningsloven kan der ved lov være fastsat særlige regler, der pålægger de ansatte en mere vidtgående tavshedspligt, for eksempel tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning, som de ansatte får kendskab til i forbindelse med arbejdet.
Der gælder eksempelvis en særlig vidtgående lovbestemt tavshedspligt for ansatte i militæret. Også for ansatte i skattemyndighederne gælder særlige regler om tavshedspligt.
Tavshedspligten kan ikke udvides ved tjenstlig ordre
I forvaltningsloven er det fastslået, at ansættelsesmyndigheden ikke ved tjenstlig ordre kan pålægge den offentligt ansatte tavshedspligt i videre omfang, end hvad der følger af lovgivningen. Det betyder, at ansættelsesmyndigheden ikke kan udstede såkaldte mundkurvscirkulærer, dvs. instrukser, der for eksempel angiver, at der er tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning, som den ansatte kommer i besiddelse af.
Ansættelsesmyndigheden må dog gerne, for eksempel i en vejledning, præcisere det nærmere indhold af den tavshedspligt, der gælder for de ansatte.
Videregivelse af fortrolige oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed
Der kan være behov for, at forvaltningsmyndigheder udveksler oplysninger med hinanden, selv om de er fortrolige. Dette kan for eksempel være tilfældet, hvor flere myndigheder samarbejder ved behandlingen af bestemte sagstyper.
De nærmere regler herom findes bl.a. i forvaltningsloven og persondataloven.
At der i almindelighed gælder en videre adgang til at videregive fortrolige oplysninger til en anden offentlig myndighed end til private hænger sammen med, at den myndighed, som modtager oplysningerne, selv vil være omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt for offentligt ansatte.
Varsomhed ved videregivelse af oplysninger
Videregivelse af personfølsomme oplysninger kan kun ske i ganske bestemte tilfælde, bl.a. når der er indhentet samtykke fra den person, oplysningen angår.
Indhentelse af samtykke hos den pågældende person kan i øvrigt være en god idé, hvis der opstår tvivl om, hvorvidt en oplysning kan videregives. Hvis et samtykke i en sådan situation ikke kan opnås, må myndigheden gøre endeligt op med, om betingelserne for videregivelse på trods af det manglende samtykke er opfyldt.
Generelt bør man udvise varsomhed i forbindelse med videregivelse af oplysninger, således at man sikrer sig, at oplysningerne kun videregives til rette vedkommende. Dette kan for eksempel ske ved et kontrolopkald på telefonen eller – mere generelt – ved kryptering af e-post.
- Ansatte må som udgangspunkt gerne fortælle andre om deres arbejde.
- Adgangen til at offentliggøre oplysninger, som ansatte har fået kendskab til gennem deres arbejde, er dog begrænset af reglerne om tavshedspligt.
- Hvis en oplysning er fortrolig og derfor omfattet af tavshedspligt – for eksempel fordi den vedrører enkeltpersoners private eller økonomiske forhold – kan den i almindelighed ikke videregives til private.
- Der gælder særlige regler om videregivelse af fortrolige oplysninger til andre myndigheder.
- På en række områder gælder der specielle regler om tavshedspligt.
- Hvor der er tvivl om, hvorvidt en oplysning kan videregives, kan det være en god idé at indhente samtykke.
