Kapitel 7 Overførsel af ferie og særlige feriedage

Reglerne om overførsel af ferie behandles i afsnit 7.1. –7.8.

I slutningen af hvert afsnit er det angivet, om reglerne for særlige feriedage svarer til eller er forskellige fra reglerne om ferie. I afsnit 7.9. opsummeres reglerne om overførsel af særlige feriedage.

7.1. Generelt

Ferieaftalen giver mulighed for, at ledelsen og medarbejderen kan aftale, at ferie ud over 20² dage overføres til det følgende ferieår⁸.

Hvis ferie skal overføres, skal der indgås en aftale mellem ledelsen og den enkelte medarbejder. Hverken ledelsen eller medarbejderen kan således ensidigt bestemme, at ferie overføres. (Reglerne om overførsel af ferie må derfor ikke forveksles med de særlige regler i aftalen om udskydelse af ferie af tjenstlige grunde, som alene gælder for tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte med en tjenestemandslignende pensionsordning, jf. afsnit 7.8.).

Spørgsmålet om eventuel overførsel af ferie bør afklares i god tid inden ferieårets udløb, så den tilgodehavende ferie kan varsles og holdes, hvis der ikke indgås aftale om overførsel.

Hvis der foreligger en feriehindring, jf. kapitel 5, som bevirker, at dagene kan godtgøres kontant, kan ledelsen og medarbejderen i stedet aftale, at dagene overføres. I denne situation er det ikke kun ferie ud over 20 dage, der kan overføres, men samtlige feriedage, der ikke har kunnet holdes på grund af feriehindringen.

Særlige feriedage kan overføres på samme måde som feriedage. Der er dog ikke krav om, at et vist antal særlige feriedage skal holdes hvert år.

7.2. Indgåelse af aftale om ferieoverførsel

En aftale mellem ledelsen og medarbejderen om overførsel af ferie skal

• være skriftlig og
• indgås inden ferieårets udløb.

Hvis der er indgået en aftale, der dækker overførsel i flere år, skal der ikke indgås en ny aftale hvert år.

I de tilfælde, hvor en medarbejder ikke holder ferie med løn, men ferie med feriegodtgørelse (fordi den pågældende har valgt 12 pct. feriegodtgørelse eller har feriegodtgørelse fra et tidligere ansættelsesforhold), skal ledelsen inden ferieårets udløb give FerieKonto skriftlig meddelelse om aftalen.

Dette er nødvendigt for at undgå, at kravet på feriegodtgørelse forældes.

En sådan meddelelse skal gives hvert år, også selv om aftalen dækker flere år.

Hvis ledelsen ikke giver meddelelse til FerieKonto, kan der opstå et erstatningsansvar for medarbejderens eventuelle tab.

Aftale om overførsel af særlige feriedage skal ligeledes indgås skriftligt inden ferieårets udløb. Da særlige feriedage ikke er omfattet af ferieloven og derfor ikke afregnes til FerieKonto, skal FerieKonto ikke have meddelelse om overførsel af disse dage.

7.3. Aftalens indhold

Det følger af loven, at de nærmere vilkår for ferieoverførslen skal fastlægges i aftalen mellem ledelsen og medarbejderen. Hverken loven eller ferieaftalen stiller specifikke krav til indholdet af en sådan aftale.

Der kan f.eks. være tale om

• en kort aftale om, at den 5. ferieuge overføres til næste ferieår
• en aftale om, at ferie ud over 20³ dage de næste 3 år overføres til afholdelse i det 4. ferieår
• en aftale, der detaljeret fastlægger overførsel i de kommende år, afviklingstidspunkt i et senere ferieår, eventuelle betingelser for at ændre planerne, osv.

Indholdet af den konkrete aftale har afgørende betydning for, hvordan den overførte ferie kan holdes, jf. afsnit 7.5. Hvis en aftale omfatter flere ferieår, bør den være ret detaljeret og tage højde for, at vilkår og forudsætninger kan ændre sig. Dette er mindre nødvendigt, hvis aftalen alene drejer sig om overførsel af en enkelt uge til det kommende ferieår.

Inden ledelsen og medarbejderen indgår en aftale om overførsel af ferie, bør de overveje følgende spørgsmål:

1. Hvor mange feriedage skal overføres?

Medmindre der er tale om overførsel i forbindelse med en feriehindring, kan alene dage ud over 20² overføres.

2. Skal det aftales, at der også overføres dage i kommende ferieår?
3. I hvilket/hvilke ferieår skal den overførte ferie holdes?
4. Skal det nøjagtige afholdelsestidspunkt fastlægges?
5. Kan aftalen opsiges af en af parterne –og i givet fald på hvilke betingelser?

Det vil som regel være medarbejderen, der tager initiativet til at indgå en aftale. Den pågældende vil ofte have et ganske bestemt formål med at overføre ferie –især hvis der er tale om overførsel flere år i træk med henblik på afholdelse på et nærmere fastsat tidspunkt i et senere ferieår.

Det kan imidlertid ske, at forudsætningerne ændrer sig –og i visse tilfælde i et sådant omfang, at formålet med overførslen helt forspildes.

I en sådan situation vil medarbejderen måske ønske at ændre den indgåede aftale.

Tilsvarende kan forholdene ændre sig, så ledelsen ønsker at frigøre sig fra aftalen.

Da det hverken i teori eller praksis er fastslået, i hvilket omfang allerede indgåede aftaler kan opsiges, vil det være hensigtsmæssigt, at det fastlægges i forbindelse med indgåelse af de konkrete aftaler.

Som bilag 2 til vejledningen er vedlagt et skema, som evt. kan anvendes, når der indgås aftale om at overføre ferie.

Tilsvarende er det ved indgåelse af aftaler om overførsel af særlige feriedage hensigtsmæssigt at overveje spørgsmål 1. –5.

7.4. Varsler mv.

En aftale om overførsel af ferie ændrer ikke ved de almindelige principper i ferieloven.

Det betyder, at

• medarbejderen fortsat har krav på 3 ugers hovedferie
• de almindelige varslingsregler skal overholdes –ferie ud over 3 uger følger reglerne for øvrig ferie (restferie).
• ledelsen har mulighed for at omlægge overført ferie, jf. afsnit 4.6.

Er det nøjagtige tidspunkt for afholdelse af ferien fastlagt i selve aftalen, jf. afsnit 7.5., kan ferien dog ikke omlægges, og varsling er ikke nødvendig.

Det er en ufravigelig regel, at overført ferie holdes før ferie, der er optjent i det seneste optjeningsår.

Overført ferie vil derfor typisk blive holdt som en del af hovedferien.

For særlige feriedage er optjeningstidspunktet uden betydning.

7.5. Eksempler på aftaler om overførsel af ferie og særlige feriedage⁸

1. Det aftales, at der overføres en uges (5 dages) ferie til afholdelse i det følgende ferieår.

Ferielovens almindelige regler om tilrettelæggelse og varsling af ferie skal anvendes.

Det betyder, hvis ikke andet aftales, at de 3 ugers hovedferie skal varsles med 3 måneder og placeres i ferieperioden, mens de resterende 3 ugers ferie skal varsles med 1 måned og gives i sammenhængende perioder på mindst 5 dage, medmindre særlige forhold gør sig gældende.

2. Det aftales, at der i de 6 følgende ferieår overføres flest mulige feriedage, og at den overførte ferie holdes sammen med hovedferien i det 7. ferieår³.

Ferieår 1: 5 optjente feriedage overføres til det følgende ferieår
Ferieår 2: De 5 overførte feriedage + 15 optjente feriedage holdes. 10 optjente feriedage overføres til det følgende ferieår Ferieår 3: De 10 overførte feriedage + 10 optjente feriedage holdes. 15 optjente feriedage overføres til det følgende ferieår
Ferieår 4: De 15 overførte feriedage + 5 optjente feriedage holdes. 20 optjente feriedage overføres til det følgende ferieår
Ferieår 5: De 20 overførte feriedage holdes, 25 optjente feriedage overføres til det følgende ferieår
Ferieår 6: 20 overførte feriedage holdes, 5 overførte + 25 optjente feriedage overføres til det følgende ferieår
Ferieår 7: De 30 overførte feriedage holdes i forbindelse med 15 optjente feriedage, dvs. i alt 9 uger.

For de 3 uger, der er hovedferie, skal der gives et varsel på 3 måneder, og ferien skal placeres i ferieperioden, hvis ikke andet er aftalt.

For de resterende 6 uger af den sammenhængende ferie skal der principielt gives et varsel på 1 måned, og ferien kan placeres uden for ferieperioden.

Da disse 6 uger imidlertid efter aftalen skal holdes sammen med hovedferien, må de nødvendigvis varsles samtidig med denne og placeres enten i ferieperioden eller i umiddelbar tilknytning til denne.

3. Det aftales, at der i 3 ferieår overføres flest mulige feriedage, og at den således overførte ferie holdes sammen med al den optjente ferie på et i aftalen fastlagt tidspunkt i det 4. ferieår.

I denne situation er den samlede ferie, der skal holdes i det pågældende ferieår, fastlagt og varslet, og ledelsen har fraskrevet sig muligheden for at omlægge ferien, jf. afsnit 4.6.

4. Det aftales, at der i hvert af de kommende 2 ferieår overføres 5 særlige feriedage og 1 uges ferie, og at dagene holdes på et i aftalen fastlagt tidspunkt i det 3. ferieår.

Ledelsen har hermed fraskrevet sig muligheden for at omlægge ferien, henholdsvis de særlige feriedage, jf. afsnit 4.6., og medarbejderen har fraskrevet sig muligheden for at ændre placeringen af de særlige feriedage. Se i øvrigt afsnit 7.9.

5. Det aftales, at de særlige feriedage i de næste 2 ferieår overføres til det 3. ferieår.

I det år, hvor dagene skal holdes, fastlægges placeringen efter de almindelige regler, jf. afsnit 4.7.1. Eventuel kontant godtgørelse kan tidligst udbetales ved udløbet af det 3. ferieår, medmindre medarbejderen fratræder.

7.6. Betaling under afholdelse af overført ferie

En medarbejder, der holder ferie med løn, og som på ferietidspunktet har samme beskæftigelsesgrad som i det optjeningsår, der er grundlag for den senest optjente ferie, får den sædvanlige, fast påregnelige løn på det tidspunkt, hvor den overførte ferie holdes.

Har medarbejderen på ferietidspunktet en anden beskæftigelsesgrad, udgør lønnen under ferie en brøkdel svarende til den gennemsnitlige beskæftigelsesgrad i det optjeningsår, der er grundlag for den senest optjente ferie.

Der ydes ikke særlig feriegodtgørelse for den overførte ferie, da denne er udbetalt løbende i de respektive ferieår, jf. afsnit 6.3.

Medarbejdere, der holder ferie med feriegodtgørelse, får fra FerieKonto udbetalt den feriegodtgørelse, som er optjent til den pågældende ferie.

Når overførte særlige feriedage holdes, får medarbejderen en løn svarende til lønnen for almindelige feriedage på det pågældende tidspunkt.

7.7. Rammeaftalen om opsparing af frihed

Som det fremgår af § 3, stk. 2, i rammeaftalen om opsparing af frihed, jf. cirkulære af 17. juni 2002, kan frihed optjent i henhold til ferieaftalen indgå i en eventuel frihedsopsparing.

Opsparingen sker i form af overførsel af ferie efter reglerne i ferieloven, jf. afsnit 7.2., og betalingen følger de almindelige regler for overført ferie.

Dertil kommer, at de almindelige regler for afholdelse af ferie skal anvendes, dvs. at overført ferie holdes før optjent ferie. Det vil derfor være den senest optjente ferie, der i sidste ende indgår i opsparingsordningen på samme måde, som det i forbindelse med overførsel af ferie over flere år hvert år er den overførte ferie, der holdes, og den optjente ferie, der overføres, jf. eksempel 2) i afsnit 7.5.

Særlige feriedage kan også indgå i en eventuel frihedsopsparing.

7.8. Udskydelse af ferie for tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte med en tjenestemandslignende pensionsordning

Hvis ledelsen vurderer, at ganske særlige tjenstlige forhold gør, at en tjenestemand eller tjenestemandslignende ansat ikke kan holde sin fulde ferie, kan ledelsen mod kompensation bestemme, at indtil 5³ feriedage udskydes til det følgende ferieår.

Kompensationen udgør ½ dags betalt frihed for hver udskudt feriedag.

Hvis udskydelsen tillige indebærer en omlægning af en allerede planlagt eller påbegyndt ferie, som berettiger til kompensation efter ferieaftalen, gives kompensation for så vel udskydelse som omlægning af ferien, jf. afsnit 4.6.

Udskydelse af ferie kan ikke ske to år i træk.

Hvis samtlige feriedage ud over 20³ er udskudt af tjenstlige grunde, kan det ikke i samme ferieår aftales at overføre ferie. Tilsvarende er det ikke muligt at udskyde ferie, hvis alle feriedage ud over 20 allerede er aftalt overført.

Ledelsen kan ikke udskyde særlige feriedage til det følgende ferieår.

7.9. Særlige feriedage

Særlige feriedage kan overføres til et senere ferieår efter samme regler som almindelige feriedage, herunder indgå i en frihedsopsparingsordning. Der henvises til afsnit 7.1 –7.3. og 7.7.

Overførte særlige feriedage behandles som ny-optjente særlige feriedage i det pågældende ferieår. Det vil bl.a. sige, at

• medarbejderens ønske om placering af dagene normalt skal imødekommes
• de kan holdes som enkeltdage eller som brøkdele af dage
• kontant godtgørelse først kan ske ved ferieårets udløb
• de godtgøres kontant ved fratræden direkte til medarbejderen
• med virkning fra ferieåret 2007/2008 kan ikke blot medarbejderen, men også ledelsen kræve dagene afholdt, jf. afsnit 4.7.1.
• den kontante godtgørelse beregnes på grundlag af den ferieberettigende løn (ferietotalen) i det optjeningsår, som er grundlaget for de ny-optjente særlige feriedage. Den kontante godtgørelse for særlige feriedage er derfor den samme, hvad enten der er tale om overførte eller ny-optjente dage.

Indholdet af den enkelte aftale om overførsel af særlige feriedage kan dog betyde, at de almindelige regler om placering af dagene og om kontant godtgørelse ikke finder anvendelse.

Er det f.eks. aftalt, at de overførte dage skal holdes på et bestemt tidspunkt i et senere ferieår, vil aftalen være bindende.

Det indebærer,

• at placeringen af dagene alene kan ændres, hvis ledelsen og medarbejderen er enige
• at dagene ikke kan godtgøres kontant, medmindre medarbejderen fratræder inden det aftalte afholdelsestidspunkt, eller der foreligger en feriehindring.

Tilsvarende vil en aftale om, at overførte særlige feriedage skal holdes sammen med hovedferien i et givet ferieår, betyde, at de pågældende dage ikke kan konverteres til kontant godtgørelse undtagen i tilfælde af fratræden eller feriehindring.

Desuden indebærer en sådan aftale, at ledelsen i vidt omfang fastlægger, hvornår de overførte dage skal holdes, da det er ledelsen, der fastlægger hovedferien. Medarbejderen har derfor kun indflydelse på, om dagene holdes forud for eller efter hovedferien.

Fodnoter

2 Gælder medarbejdere med en almindelig 5-dages-uge. For medarbejdere med anden arbejdstidstilrettelæggelse, se kapitel 9.

3 Gælder medarbejdere med en almindelig 5-dages-uge.

8 For tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte, som har overført ferie i henhold til aftaler, der er indgået i henhold til ferieaftaler fra før 2001, omregnes den overførte ferie fra 6-dages-uge til 5-dages-uge.