Kapitel 4 Afholdelse af ferie og særlige feriedage

Reglerne om afholdelse af ferie behandles i afsnit 4.1. –4.6.

I slutningen af hvert afsnit er det angivet, om reglerne for særlige feriedage svarer til eller er forskellige fra reglerne om ferie. I afsnit 4.7. opsummeres reglerne om afholdelse af særlige feriedage.

4.1. Generelt

Optjent ferie holdes før ikke-optjent ferie, og ferien holdes i øvrigt i den rækkefølge, den er optjent.

For særlige feriedage er optjeningstidspunktet uden betydning.

Optjente feriedage indtil 20³ pr. år skal holdes. I modsat fald har medarbejderen mistet retten til feriedagene.

Optjente feriedage ud over 20 kan under visse betingelser overføres, jf. kapitel 7, eller godtgøres kontant, jf. afsnit 6.8.

4.2. Regler for feriens placering

Udgangspunktet er, at optjent ferie skal holdes i det ferieår (perioden fra 1. maj til 30. april), der følger efter optjeningsåret. Det betyder, at ferie optjent i kalenderåret 2005 skal holdes i perioden 1. maj 2006 –30. april 2007.

Medarbejderen har krav på at holde 15² dages (3 ugers) samlet ferie i ferieperioden (1. maj –30. september). Denne ferie kaldes hovedferien.

De resterende 2 ugers ferie ("øvrig ferie" eller "restferie") kan gives på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieåret –også før hovedferien.

Restferien skal som udgangspunkt gives i sammenhængende perioder på mindst 5² dage, men kan opdeles yderligere, hvis det er nødvendigt af hensyn til institutionens drift.

Ferieloven giver imidlertid visse muligheder for at aftale en anden ferietilrettelæggelse. Ledelsen og den enkelte medarbejder kan således aftale, f.eks.

• at hovedferien placeres uden for ferieperioden
• at hovedferien deles, dog skal mindst 10² dage gives i sammenhæng
• at den resterende del af hovedferien holdes som enkeltdage
• at restferien deles i mere end 2 dele, herunder holdes som enkeltdage.

Hvis der ikke indgås sådanne individuelle aftaler, gælder lovens hovedregel, jf. ovenfor.

Også særlige feriedage skal som udgangspunkt holdes i det ferieår, der følger efter optjeningsåret. I øvrigt henvises til afsnit 4.7.

4.3. Hvordan fastlægges ferietidspunktet?

Ferie fastlægges som udgangspunkt efter forhandling mellem ledelsen og den enkelte medarbejder inden for de rammer, der eventuelt måtte være fastlagt i samarbejdsudvalget. Ledelsen skal i videst muligt omfang –under hensyntagen til institutionens drift –imødekomme medarbejderens ønsker, herunder ønsker om placering af hovedferien i egne børns skoleferie.

Det er ledelsen, der træffer den endelige afgørelse om feriens placering.

Ferie kan dog ikke placeres på dage, hvor der foreligger en feriehindring, f.eks. sygdom. Da ferie skal holdes i hele dage, kan ferie således heller ikke placeres på dage, hvor medarbejderen er delvis sygemeldt.

Ferien holdes med 52 dage om ugen, således at eventuelle arbejdsfri dage og vagtdage i turnus indgår i ferien med et forholdsmæssigt antal, og ferien holdes i øvrigt på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt.

Hensynet til institutionens drift eller den omstændighed, at den ønskede placering af ferien ikke afspejler den måde, hvorpå arbejdet normalt er tilrettelagt, kan således være årsag til, at ledelsen ikke imødekommer medarbejderens ønsker.

I praksis vil tilrettelæggelse af ferien ofte ske uden formel individuel forhandling. Ledelsen vil i god tid inden ferieåret orientere sig om medarbejdernes ferieønsker, f.eks. via en ferieliste, og kun i det omfang ferieønsker ikke kan imødekommes, vil der blive tale om en egentlig forhandling.

Reglerne gælder for såvel optjent som ikke-optjent ferie, jf. afsnit 4.4.1.

For særlige feriedage gælder andre regler, jf. afsnit 4.7.

4.3.1. Særligt om virksomhedslukning

Hvis det af hensyn til driften er hensigtsmæssigt, at institutionen lukkes i en periode, og at ferien derfor lægges på et bestemt tidspunkt for samtlige medarbejdere, er ledelsen ikke forpligtet til at forhandle ferieplaceringen med hver enkelt medarbejder, men det vil være naturligt, at spørgsmålet drøftes i samarbejdsudvalget.

På undervisningsområder, hvor en institution holder lukket i mere end 5 uger, anses ferien for placeret med 5 uger regnet fra og med mandag i den uge, der omfatter den 1. juli, hvis der ikke træffes anden bestemmelse i institutionen.

Det kan ikke pålægges en medarbejder at holde særlige feriedage under virksomhedslukning, se dog afsnit 4.7.1.

4.3.2. Særligt om tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte med en tjenestemandslignende pensionsordning

a. For tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte kan ledelsen bestemme, at hovedferien helt eller delvis placeres uden for ferieperioden, hvis tjenstlige forhold gør det nødvendigt⁴.

Som kompensation herfor får den pågældende 1,8² times betalt frihed for hver dags hovedferie, der placeres uden for ferieperioden.

Kompensationsfriheden kan ikke konverteres til kontant godtgørelse under ansættelsen.

Fratræder medarbejderen, skal eventuelle tilgodehavende timer honoreres som over-/merarbejde.

Særreglen har ingen betydning i relation til særlige feriedage.

b. Under disciplinær suspension kan ledelsen pålægge medarbejderen at holde afviklingsmoden ferie. De almindelige regler om varsling af ferie, jf. afsnit 4.4., finder ikke anvendelse i denne situation.

Det er imidlertid en betingelse, at ledelsen tydeligt tilkendegiver over for den pågældende, hvornår ferien holdes, da vedkommende ikke skal stå til rådighed for tjenstligt forhør mv. i denne periode.

Det kan ikke pålægges medarbejderen at holde særlige feriedage under disciplinær suspension, se dog afsnit 4.7.1.

4.4. Hvornår fastlægges ferien?

Ferien skal tilrettelægges så tidligt som muligt. Ledelsen skal senest 3 måneder, inden hovedferien begynder, give medarbejderen meddelelse om ferietidspunktet. For restferie er varslet 1 måned.

En medarbejder, der f.eks. skal holde hovedferie fra 12. juni, skal således have meddelelse herom senest den 11. marts.

For at der ikke skal opstå tvivl om, hvorvidt ferien er varslet rettidigt, eller hvornår ferien skal holdes, er det hensigtsmæssigt, at meddelelsen gives skriftligt, f.eks. i form af en godkendt ferieliste, men meddelelsen kan gives mundtligt.

Ved individuel aftale mellem ledelse og medarbejder kan der træffes aftale om andre varsler. Aftalen kan gælde generelt for kommende ferier eller kan vedrøre en konkret ferie. Der er hverken i loven eller ferieaftalen fastsat begrænsninger.

Der er ikke fastsat bestemmelser om, hvornår en medarbejder skal meddele ledelsen, at den pågældende vil holde en særlig feriedag. Efter ferieaftalen skal det blot ske så tidligt som muligt. Jo tidligere medarbejderen giver ledelsen besked, jo større er muligheden for, at afholdelsen kan forenes med arbejdet.

Fra ferieåret 2007/2008 vil ledelsen i visse tilfælde kunne varsle afholdelse af særlige feriedage, jf. afsnit 4.7.1.

4.4.1. Særligt om ikke-optjent ferie

En medarbejder har altid krav på at holde 25² dages ferie om året –også selv om den pågældende ikke har optjent ret til ferie. Hvis medarbejderen ikke har optjent ret til ferie, kan ledelsen dog ikke pålægge den pågældende at holde ferie (bortset fra de særlige regler, der gælder om virksomhedslukning, jf. ferielovens § 17).

Ledelsen bør derfor i forbindelse med ansættelsen afklare, om medarbejderen har en uudnyttet ret til ikke-optjent ferie, og i bekræftende fald, om den pågældende ønsker at holde disse feriedage, da de almindelige varslingsregler principielt også gælder for ikke-optjent ferie.

Medarbejderen kan ikke generelt fraskrive sig retten til at holde ikkeoptjent ferie, men hvis den pågældende i forbindelse med arbejdsgiverens ferieplanlægning klart tilkendegiver, at retten til den ikke-optjente ferie ikke ønskes udnyttet, er tilkendegivelsen som udgangspunkt bindende. Ledelsen og medarbejderen kan dog altid efterfølgende aftale andet.

Har ledelsen ikke på forhånd afklaret ferieforholdene med medarbejderen, vil denne have krav på friheden, også selv om vedkommende først gør kravet gældende meget sent i ferieperioden eller ferieåret.

Ikke-optjente særlige feriedage findes ikke. Medarbejderen har kun ret til at holde særlige feriedage, hvis de er optjent i det aktuelle arbejdsforhold eller efter aftale er overført fra et tidligere ansættelsesforhold, jf. afsnit 8.4.1.

4.4.2. Særligt om feriehindringer

Hvis en varslet ferie ikke har kunnet holdes på grund af en feriehindring, jf. kapitel 5, skal erstatningsferien som udgangspunkt varsles med de sædvanlige varsler.

Der gælder dog særlige regler, hvis årsagen til den manglende ferieafholdelse har været sygdom eller overenskomstmæssig konflikt.

Vedrørende sygdom henvises til afsnit 5.2.

For så vidt angår overenskomstmæssig strejke eller lockout henvises til feriebekendtgørelsens § 13, hvor der er fastsat særlige regler om varsling og placering af erstatningsferie.

Erstatningsdage for særlige feriedage, der bortfalder på grund af en feriehindring, behandles efter de almindelige regler, jf. afsnit 4.7.1.

4.5. Hvornår begynder og slutter ferien?

Det er udtrykkeligt fastsat i ferieloven, at ferien starter ved arbejdstids begyndelse den første feriedag og slutter ved arbejdstids ophør den sidste feriedag. Der er ikke dermed tilsigtet nogen ændring i forhold til gældende praksis for sammenhængen mellem arbejds- og ferietilrettelæggelsen, herunder at hele ferieuger normalt gives i tilknytning til arbejdsfri dage.

Også særlige feriedage starter ved arbejdstids begyndelse og slutter ved arbejdstids ophør den/de pågældende dag(e).

4.6. Ændring af fastlagt ferie

Når ferien er fastlagt, kan ferietidspunktet som udgangspunkt ikke ændres –hverken af ledelsen eller medarbejderen.

Ledelsen kan dog –hvis ganske særlige omstændigheder gør det nødvendigt –omlægge en allerede planlagt eller påbegyndt ferie.

Det betyder, at en medarbejders ferie kun kan omlægges, hvis

• der er tale om væsentlige driftsmæssige hensyn
• den opståede situation har været upåregnelig/uforudsigelig for ledelsen
• det er nødvendigt, at ferien ændres for netop denne medarbejder.

Der skal således være tale om force majeure-lignende situationer. Det vil normalt ikke være tilstrækkeligt, at der f.eks. er sygdom blandt de tilbageværende medarbejdere.

Sker omlægningen med kortere varsel end de sædvanlige 3 måneder for hovedferie og 1 måned for restferie, og før den planlagte ferie er påbegyndt, får medarbejderen 1,8² times betalt frihed for hver feriedag, der omlægges⁵.

Sker omlægningen, efter at ferien er påbegyndt, udgør kompensationen 3,6² times betalt frihed for hver feriedag, der omlægges⁵.

Hvis omlægningen medfører udgifter for medarbejderen (f.eks. afbestilling af rejse, feriebolig eller lignende), skal ledelsen holde den pågældende skadesløs efter almindelige erstatningsretlige principper.

Særlige feriedage kan omlægges under samme betingelser og på samme vilkår som almindelige feriedage (restferie).

4.7. Særlige feriedage

Udgangspunktet er, at særlige feriedage holdes som almindelige feriedage. Det betyder, at særlige feriedage holdes i det ferieår, der følger efter optjeningsåret, og at særlige feriedage ikke kan holdes, hvis der foreligger en feriehindring, jf. kapitel 5.

På nogle punkter afviger reglerne dog fra de almindelige ferieregler.

4.7.1. Fastlæggelse af afholdelsestidspunkt

Tidspunktet for afholdelse af særlige feriedage skal aftales mellem ledelsen og den enkelte medarbejder. Ledelsen kan således ikke pålægge medarbejderen at holde særlige feriedage, jf. dog nedenfor om ændringen af ferieaftalen.

Medarbejderens ønske om placering af særlige feriedage skal så vidt muligt imødekommes. Det er dog en forudsætning, at afholdelsen er forenelig med arbejdet. Det er endvidere en betingelse, at placeringen af dagene –set under ét –ikke afviger væsentligt fra den måde, hvorpå arbejdet normalt er tilrettelagt.

Det betyder, at ledelsen for medarbejdere med skiftende arbejdstider kan kræve, at dagene placeres på en sådan måde, at den samlede frihed dækker en repræsentativ blanding af kortere og længere arbejdsdage, eventuelle arbejdsfri dage, dag-, aften-, natte- og weekendtjenester samt eventuelle rådighedsvagter –svarende til en normal vagtplan. F.eks. kan ledelsen modsætte sig, at en ansat med regelmæssigt forekommende søndagsarbejde udelukkende lægger sine særlige feriedage på søndage. Tilsvarende kan ledelsen modsætte sig, at de særlige feriedage alene placeres på lange arbejdsdage, hvis medarbejderen har meget varierende daglige arbejdstider.

Medarbejderen skal så tidligt som muligt meddele ledelsen, hvornår en særlig feriedag ønskes holdt. Der er ikke fastsat en bestemt varslingsfrist, men jo tidligere varslet gives, des større er mulighederne for, at ønsket kan forenes med arbejdet.

Med virkning fra ferieåret 2007/2008 kan såvel medarbejderen som ledelsen kræve, at dagene holdes i ferieåret. Er dagene ikke afholdt og tidspunktet for afholdelsen ikke fastlagt senest den 1. januar, kan ledelsen varsle dagene afholdt efter de regler, der gælder for restferie. Det betyder, at varslet er 1 måned, og at dagene kun kan varsles til afholdelse i hele dage.

4.7.2. Hvordan kan de afvikles?

Særlige feriedage kan holdes samlet, enkeltvis og som brøkdele af dage.

Indtil udgangen af ferieåret 2006/2007 kan en medarbejder desuden vælge helt at undlade at holde dagene. I så tilfælde godtgøres de kontant ved ferieårets udløb, medmindre ledelsen og medarbejderen indgår aftale om at overføre dagene til et senere ferieår, jf. afsnit 7.9.

Medarbejderen og ledelsen kan også –såvel forud for ferieåret som i løbet af dette –aftale, at dagene skal godtgøres kontant ved ferieårets udløb. En sådan aftale kan kun ændres, hvis parterne er enige. Dette gælder fortsat efter ændringen af reglerne fra ferieåret 2007/2008, jf. afsnit 4.7.1.

4.7.3. Kan regler om afvikling fastsættes ved lokalaftale?

Afviklingen af særlige feriedage fastlægges som nævnt ved individuel aftale mellem ledelsen og den enkelte medarbejder.

Der kan derfor ikke indgås kollektive aftaler mellem ledelsen og den/de pågældende tillidsrepræsentant(er) om afvikling eller placering af de særlige feriedage.

Der kan således ikke indgås lokalaftale om, f.eks.

• at særlige feriedage ikke kan godtgøres kontant,
• at dagene holdes på bestemte tidspunkter (eksempelvis mellem jul og nytår), eller
• at særlige feriedage ikke holdes, men skal godtgøres kontant.

Fodnoter

2 Gælder medarbejdere med en almindelig 5-dages-uge. For medarbejdere med anden arbejdstidstilrettelæggelse, se kapitel 9.

3 Gælder medarbejdere med en almindelig 5-dages-uge.

4 Om ledelsens mulighed for at udskyde ferien til det følgende ferieår henvises til afsnit7.8.

5 Er der tale om en tjenestemand eller tjenestemandslignende ansat, og indebærer omlægningen, at ferien samtidig udskydes til det følgende ferieår, ydes kompensation for såvel omlægning som udskydelse af ferien, jf. afsnit 7.8.